Auto-respondedor para mails fuera de horario laboral

Integromat, Gmail, Apple push notifications

Para un freelance es muy difícil combinar vida laboral y personal porque los horarios llegan a confundirse muchas veces. Tienes la libertad de organizar tu tiempo, pero si no tienes un sistema que organice las comunicaciones que te llegan de los clientes, es muy frecuente que acabes saturado y eso perjudique tu relación con el cliente.

En el mundillo freelance se suelen recibir emails a horas intempestivas o bien porque los clientes tienen sus propios horarios o bien quieren dejar todo organizado y te mandan los mails sin reparar en la hora que es, pensando que ya lo leeremos en su momento; y ese es el problema. Si te llega un mail fuera del horario laboral, es muy probable que al menos lo abras para comprobar si se trata de algo urgente e incluso, a veces, aunque no sea urgente, lo solucionamos a esas horas porque estamos delante del ordenador y “nos lo quitamos de encima”

Para evitar esta “tentación” he creado un sistema de respuesta automática para los clientes cuando me escriben fuera de un horario previamente estipulado por mi. Es parecido a los auto respondedores típicos de vacaciones, pero con aplicación en el día a día.

1.- En primer lugar establecemos un primer filtro con la dirección del cliente (un filtro para cada dirección/cliente). Esto lo tengo que depurar, pero por ahora es lo mas sencillo.

2.- Ese filtro reenvía el mail del cliente a un custom mailhook (Integromat) que forma parte de un escenario que solo se ejecuta a partir de una determinada hora de la tarde (18:31) y antes de una hora determinada de la mañana (09:59).

3.- Se cogen los datos del mail enviado por el cliente y se le responde AUTOMATICAMENTE que has recibido su mail pero que te encuentras fuera de horario de atención por mail, y que en cuento puedas, le responderás o solucionaras el asunto dentro de dicho horario.

4.- Si es un aviso urgente, se informa al cliente que mande otro mail, esta vez con la palabra urgente en el asunto, y entonces llegará una notificación push a mi móvil y nos pondremos a solucionar la urgencia de inmediato.

Con este sistema evitas tener que leer mails fuera de horario, y ni siquiera abrirlos al saber que si es urgente, el aviso llega por notificación y si no es urgente, el cliente sabe que lo solucionaras dentro de tu horario laboral. El cliente también se queda tranquilo puesto que sabe que has recibido el mail y que en función de la urgencia o no, te pondrás con ello antes o después. Todos contentos.

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